Permendagri 18 Tahun 2024 Atur Kertas dan Tinta Naskah Dinas

albadarpost.com, BERITA NASIONAL – Permendagri 18 Tahun 2024 menjadi acuan terbaru dalam penyusunan Tata Naskah Dinas di lingkungan Kementerian Dalam Negeri. Salah satu ketentuan yang mungkin sering luput dari perhatian adalah standar penggunaan kertas dan tinta. Padahal, kedua unsur tersebut berperan penting dalam menjaga keaslian dokumen, memperkuat legalitas administrasi, serta memastikan arsip tetap bertahan dalam jangka panjang.

Informasi tersebut disampaikan melalui materi edukasi yang diunggah Biro Organisasi dan Tatalaksana (Ortala) Kementerian Dalam Negeri. Melalui kampanye bertajuk “Sobat Ortala”, Kemendagri mengajak aparatur sipil negara (ASN) dan masyarakat memahami aturan penggunaan kertas serta tinta sesuai Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 18 Tahun 2024 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri.

Bagi instansi pemerintah, pemerintah daerah, perangkat desa, hingga satuan kerja yang menyusun dokumen resmi, memahami ketentuan ini menjadi langkah penting untuk mewujudkan administrasi yang tertib, seragam, dan profesional.

Mengapa Standar Kertas dan Tinta Menjadi Penting?

Banyak orang menganggap kertas dan tinta hanya sebagai perlengkapan administrasi. Namun, dalam tata naskah dinas, keduanya memiliki fungsi yang jauh lebih besar.

Dokumen pemerintahan tidak hanya menjadi media komunikasi antarlembaga, tetapi juga berfungsi sebagai alat bukti administrasi yang memiliki nilai hukum. Oleh karena itu, kualitas kertas maupun tinta harus memenuhi standar tertentu agar dokumen tetap autentik, mudah dibaca, dan tahan disimpan dalam waktu lama.

Dalam materi edukasinya, Ortala Kemendagri menegaskan bahwa penggunaan kertas dan tinta “bukan sekadar pelengkap, tetapi menjadi bagian penting untuk menjamin keaslian, legalitas, serta ketahanan arsip.”

Aturan Penggunaan Tinta dalam Tata Naskah Dinas

Permendagri Nomor 18 Tahun 2024 menetapkan bahwa tinta yang digunakan pada naskah dinas merupakan tinta berbahan pigmen (Durabrite Pigment Ink) yang tidak mudah luntur sehingga mampu menjaga kualitas dokumen dalam penyimpanan jangka panjang.

Selain jenis tinta, warna tinta juga memiliki fungsi yang berbeda.

Tinta hitam digunakan untuk seluruh pengetikan naskah dinas karena memberikan keterbacaan yang baik sekaligus menjaga konsistensi dokumen.

Selanjutnya, tinta biru tua digunakan khusus untuk tanda tangan dan paraf pejabat yang berwenang. Pemisahan warna tersebut memudahkan identifikasi dokumen asli.

Kemudian, tinta ungu digunakan untuk stempel instansi sebagai penanda keabsahan dokumen.

Adapun tinta merah hanya digunakan pada stempel dokumen yang memiliki klasifikasi rahasia dan sangat rahasia, sehingga proses pengelompokan dokumen menjadi lebih mudah tanpa mengurangi aspek keamanan informasi.

Ketentuan Penggunaan Kertas yang Wajib Dipahami

Selain tinta, Permendagri juga mengatur spesifikasi kertas yang digunakan dalam penyusunan tata naskah dinas.

Untuk naskah dinas berupa surat edaran, instruksi, surat penugasan, surat korespondensi, maupun naskah dinas khusus, Kemendagri menetapkan penggunaan kertas Houtvrij Schrijfpapier (HVS) berukuran A4 dengan gramatur minimal 70 gram per meter persegi (70 g/m²).

Sementara itu, dokumen korespondensi internal berupa disposisi menggunakan kertas ukuran A5.

Di sisi lain, piagam, sertifikat, serta surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan dapat menggunakan jenis maupun gramatur kertas yang disesuaikan dengan kebutuhan. Meski demikian, ketahanan kertas tetap menjadi pertimbangan utama agar dokumen mampu bertahan sebagai arsip bernilai hukum.

Ringkasan Aturan Kertas dan Tinta Menurut Permendagri 18 Tahun 2024

Agar lebih mudah dipahami, berikut poin-poin utama yang disampaikan Ortala Kemendagri.

• Tinta hitam digunakan untuk seluruh pengetikan naskah dinas.
• Tinta biru tua digunakan untuk tanda tangan dan paraf pejabat.
• Tinta ungu digunakan untuk stempel instansi.
• Tinta merah digunakan pada dokumen berkategori rahasia dan sangat rahasia.
• Kertas HVS A4 minimal 70 g/m² digunakan untuk sebagian besar naskah dinas.
• Kertas A5 digunakan untuk dokumen disposisi internal.

Ortala Kemendagri Dorong Administrasi Pemerintahan yang Profesional

Melalui kampanye edukasi “Sobat Ortala”, Biro Organisasi dan Tatalaksana Kemendagri terus mengingatkan pentingnya menerapkan standar tata naskah dinas secara konsisten.

Keseragaman penggunaan kertas dan tinta tidak hanya mendukung keteraturan administrasi, tetapi juga memperkuat akuntabilitas, menjaga keaslian dokumen, dan mempermudah pengelolaan arsip di seluruh lingkungan pemerintahan.

Bagi ASN, pemahaman terhadap aturan ini menjadi bagian dari profesionalisme dalam menjalankan tugas. Sementara bagi masyarakat, informasi tersebut memberikan gambaran mengenai standar administrasi yang diterapkan pemerintah dalam menyusun dokumen resmi.

Materi lengkap mengenai ketentuan tersebut dapat diakses melalui kanal resmi Biro Organisasi dan Tatalaksana Kemendagri serta dokumen Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 18 Tahun 2024 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri.

Administrasi yang baik tidak hanya dibangun dari isi dokumen yang benar, tetapi juga dari kepatuhan terhadap setiap detail yang menguatkannya. Ketika standar kertas dan tinta dipatuhi, keaslian dokumen terjaga, arsip lebih tahan lama, dan kepercayaan publik terhadap tata kelola pemerintahan ikut menguat. (Red)