Pembetulan Nama di Dukcapil Gratis, Ini Syarat dan Caranya

albadarpost.com, BERITA DAERAH – Kesalahan penulisan nama pada akta kelahiran atau dokumen kependudukan bisa menimbulkan persoalan ketika warga mengurus administrasi pendidikan, pekerjaan, pernikahan, hingga layanan publik lainnya. Namun, masyarakat perlu memahami bahwa pembetulan salah tulis berbeda dengan perubahan nama atas kehendak sendiri.

Dikutip dari informasi layanan yang disampaikan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kabupaten Garut, pembetulan nama tidak dipungut biaya. Meski demikian, pemohon tetap perlu menyiapkan dokumen sesuai jenis permohonan agar proses pemeriksaan berjalan lancar.

Perbedaan prosedur menjadi hal penting. Sebab, kesalahan penulisan yang bersifat redaksional pada dasarnya berbeda dari keputusan seseorang untuk mengganti namanya secara substantif.

Pembetulan Nama dan Perubahan Nama, Apa Bedanya?

Pembetulan nama dilakukan ketika terdapat kesalahan penulisan atau ketidaksesuaian data yang perlu diselaraskan dengan dokumen autentik pendukung. Contohnya, nama yang tertulis “Pasya” perlu dibetulkan menjadi “Fasya” sesuai dokumen pembanding yang sah.

Sementara itu, perubahan nama merupakan penggantian nama atas kehendak sendiri, misalnya dari “Dayat” menjadi “Salman”. Permohonan seperti ini tidak boleh disamakan dengan koreksi salah ketik karena memiliki dasar dan prosedur hukum tersendiri.

Badan Pembinaan Hukum Nasional (BPHN) menjelaskan bahwa perubahan nama yang bersifat substantif memerlukan penetapan pengadilan negeri. Ketentuan tersebut merujuk pada Pasal 52 Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013.

Karena itu, warga sebaiknya memastikan terlebih dahulu kategori permohonannya sebelum mengajukan pembetulan data kepada Disdukcapil.

Syarat Pembetulan Nama di Dukcapil

Untuk pembetulan nama akibat kesalahan penulisan, informasi yang disampaikan Disdukcapil Garut mencantumkan sejumlah dokumen yang perlu disiapkan.

Berikut dokumen yang disebutkan dalam informasi tersebut:

1. Akta kelahiran asli yang memuat kesalahan penulisan nama.
2. Kartu Keluarga (KK) dan KTP elektronik yang datanya perlu dibetulkan, sesuai dokumen yang terdampak.
3. Dokumen autentik pembanding, misalnya ijazah, buku nikah atau akta perkawinan, maupun paspor, sesuai kebutuhan pemeriksaan.
4. Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) pembetulan akta pencatatan sipil apabila dipersyaratkan dalam proses layanan.

Dokumen pembanding membantu petugas menilai data mana yang sesuai dengan identitas pemohon. Oleh karena itu, pastikan nama dan informasi lain pada dokumen yang dibawa dapat diperiksa serta memiliki dasar yang jelas.

Persyaratan tersebut perlu dikonfirmasi kembali kepada Disdukcapil sebelum pengajuan. Sebab, dokumen yang diperlukan dapat bergantung pada jenis kesalahan, dokumen yang akan dibetulkan, dan hasil pemeriksaan petugas.

Syarat Perubahan Nama atas Kehendak Sendiri

Berbeda dengan pembetulan salah tulis, perubahan nama atas kehendak sendiri memerlukan dasar hukum berupa penetapan pengadilan negeri.

Informasi Disdukcapil Garut menyebutkan sejumlah dokumen yang perlu diperhatikan, antara lain:

1. Salinan penetapan perubahan nama dari pengadilan negeri.
2. Kutipan akta pencatatan sipil asli yang akan dicatat perubahannya.
3. KK dan KTP-el, apabila data pada dokumen tersebut ikut diperbarui.
4. Dokumen pendukung lain sesuai ketentuan dan hasil pemeriksaan Disdukcapil.

Pasal 52 UU Administrasi Kependudukan mengatur bahwa pencatatan perubahan nama dilaksanakan berdasarkan penetapan pengadilan negeri. Setelah menerima salinan penetapan, penduduk wajib melaporkan perubahan tersebut kepada instansi pelaksana yang menerbitkan akta pencatatan sipil paling lambat 30 hari.

Dengan demikian, warga tidak cukup hanya mengajukan permintaan penggantian nama langsung kepada Disdukcapil apabila permohonannya termasuk perubahan nama substantif.

Catatan penting: Informasi mengenai formulir yang harus digunakan sebaiknya dikonfirmasi langsung kepada petugas. Situs persyaratan Disdukcapil Garut mencantumkan formulir F2-01 untuk pelaporan kelahiran, sehingga formulir tersebut tidak tepat disebut sebagai formulir perubahan nama tanpa konfirmasi lebih lanjut.

Apakah Mengurus Pembetulan Nama Dipungut Biaya?

Disdukcapil Garut menyatakan bahwa layanan administrasi kependudukan tidak dipungut biaya. Informasi tersebut juga tercantum pada halaman persyaratan dokumen dan standar pelayanan yang dipublikasikan instansi tersebut.

Artinya, masyarakat perlu membedakan biaya layanan pencatatan sipil dari kemungkinan biaya lain yang timbul di luar layanan Disdukcapil, seperti pengeluaran untuk memperoleh dokumen pendukung atau menjalani proses hukum apabila memang diperlukan.

Jika menemukan permintaan pembayaran yang tidak sesuai ketentuan layanan, masyarakat dapat meminta penjelasan resmi kepada instansi terkait dan menggunakan kanal pengaduan yang tersedia.

Cara Mengurus Pembetulan Nama agar Tidak Salah Prosedur

Sebelum mendatangi kantor Disdukcapil, lakukan beberapa langkah berikut.

Pertama, periksa dokumen yang memuat kesalahan dan tentukan apakah masalahnya berupa salah tulis atau perubahan nama yang disengaja. Kedua, siapkan akta serta dokumen autentik yang dapat digunakan sebagai pembanding. Ketiga, tanyakan daftar persyaratan terbaru kepada Disdukcapil sesuai kondisi dokumen pemohon.

Selanjutnya, serahkan berkas untuk diperiksa petugas dan ikuti arahan apabila masih ada dokumen yang harus dilengkapi. Jangan menganggap semua permohonan memiliki persyaratan identik karena jenis perubahan dan dokumen yang terdampak bisa berbeda.

Masyarakat Kabupaten Garut dapat memeriksa informasi layanan melalui situs Disdukcapil Garut atau menghubungi kanal kontak resmi yang dipublikasikan instansi tersebut. Pastikan nomor dan kanal layanan masih aktif sebelum mengirimkan data pribadi.

Pada akhirnya, ketepatan dokumen menjadi kunci agar pembetulan nama tidak berlarut-larut. Memahami perbedaan antara pembetulan dan perubahan nama sejak awal membantu warga memilih prosedur yang sesuai sekaligus menghindari pengurusan berulang. (Red)